Jak wygląda współpraca z agencją eventową, czyli zacznijmy od rozmowy

Współpraca z agencją eventową nie zaczyna się od cennika ani gotowego scenariusza. Zaczyna się od poznania Twoich potrzeb.

Dlatego pierwszy krok to rozmowa – telefon, spotkanie lub wideokonferencja, podczas której:

• opowiadasz, czego potrzebujesz (lub czego się spodziewasz),
• mówisz, kto będzie uczestniczył w evencie,
• dzielisz się celami – integracja? motywacja? szkolenie?
• wspólnie ustalamy budżet, preferencje, czas i styl wydarzenia.
• mówisz o wszelkich oczekiwaniach i wymaganiach specjalnych – np. potrzeba tłumaczenia symultanicznego, nietypowa lokalizacja, motyw przewodni, specyficzne atrakcje, grupy. Wszystko co chodzi Ci po głowie jest bardzo ważne na tym etapie, bo to pozwoli odpowiedzieć na Twoje potrzeby i Twoje obawy.

Dobra agencja nie sprzedaje gotowych produktów. Słucha. Pyta. Proponuje. Dopiero wtedy przechodzi do działania.

Jak wygląda współpraca z agencją eventową, czyli o etapie koncepcyjnym

Na podstawie rozmowy tworzymy propozycję wydarzenia. W Volf Events to nie tylko data, miejsce i catering. To przede wszystkim:

• spójna koncepcja – np. „taktyczna integracja w terenie”, „survival z noclegiem w lesie”, „luksusowy wyjazd z ekstremalnym off-roadem”, ,,wieczór tematyczny”, ,,wieczór taneczny”, ,,warsztaty kulinarne.
• plan dnia lub dni,
• propozycje aktywności dopasowane do uczestników (wiek, sprawność, cele),
• opcje noclegowe i logistyczne,
• budżet z przejrzystą wyceną każdego elementu.

To etap, na którym możesz zgłaszać zmiany, dodawać pomysły, rezygnować z elementów. Jesteś częścią procesu.

Etap organizacyjny, czyli jak wygląda współpraca z agnecją evnetową

Gdy zaakceptujesz scenariusz i podpiszemy umowę – zaczyna się konkretna organizacja. I tutaj działa magia dobrej agencji eventowej.

Co się wtedy dzieje?

• Rezerwujemy miejsca (noclegi, transport, sale, sprzęt).
• Zbieramy i briefujemy instruktorów, obsługę, prowadzących.
• Projektujemy identyfikację wizualną, jeśli potrzeba (banery, welcome packi, koszulki).
• Dbamy o komunikację przed wydarzeniem – dla Ciebie i uczestników.
• Pilnujemy harmonogramu. Ty nie musisz.

Wszystko dzieje się w tle. A Ty możesz skupić się na firmie i gościach. O tym co dzieje podczas tego etapu też Cię informujemy na bieżąco. Dzięki temu zapewniamy Ci stałą aktualizację (wiesz co się dzieje) i masz po prostu spokojną głowę, że wszystko przebiegnie pomyślnie.

Etap realizacji

W miejsce eventu zjawiamy się z wyprzedzeniem. A z jakim wyprzedzeniem, to już zależy od tego jest zaplanowane podczas samego wydarzenia. Przygotowujemy teren, zapoznajemy z miejscem, rozstawiamy punkty, testujemy sprzęt, sprawdzamy pogodę (czasami też improwizujemy).

Gdy przyjeżdżają uczestnicy – wszystko już działa.

Przez cały czas:

• nad wydarzeniem czuwa koordynator,
• nad aktywnościami – instruktorzy i prowadzący,
• nad komfortem gości – obsługa i logistyka.

Ty nie biegniesz z telefonem między ogniskiem a salą szkoleniową. Po prostu jesteś obecny – i możesz uczestniczyć.

Jesteśmy po wydarzeniu i co dalej, bo na tym etapie nie kończy się nasza rola

Dobra agencja eventowa nie znika po ostatnim ognisku. Po evencie:

• przesyłamy zdjęcia, jeśli były robione,
• rozliczamy koszty zgodnie z umową (bez zaskoczeń),
• zbieramy Twój feedback,
• często pomagamy z ankietą dla uczestników – by zmierzyć efekty.

Bo profesjonalna organizacja to też profesjonalne zakończenie.

Jak wygląda współpraca z agencją eventową, czyli jakie są Twoje korzyści

Wiele osób pyta: po co w ogóle angażować firmę eventową, skoro można „zrobić to samemu”?

Odpowiedź jest prosta – czas, spokój, efekt.

Zyskujesz:

• oszczędność czasu – nie musisz szukać noclegu, sali, transportu, cateringów, atrakcji, ludzi od techniki, liczyć porcji ani sprawdzać prognozy,
• pewność działania – event to wiele elementów, które muszą zagrać idealnie,
• doświadczenie i kreatywność – czyli rzeczy, których sam nie wymyślisz, bo… nie musisz,
• efekt WOW – który zostaje z uczestnikami na długo.

I najważniejsze: masz partnera, który przejmuje odpowiedzialność i naprawdę wie, co robi.

Podsumowanie

Współpraca z agencją eventową to nie „oddanie wydarzenia komuś z zewnątrz”. To partnerstwo, które pozwala Ci osiągnąć konkretne cele – w dobrym stylu, z klasą i spokojną głową.

W Volf Events działamy dokładnie w ten sposób:
od pomysłu do realizacji, przez zaufanie, emocje i doświadczenia.

Zadzwoń i opowiedz nam o swoich oczekiwaniach 730 585 868

Zobacz także pozostałe wpisy: imprezy okolicznościowe dlaczego warto skorzystać z usług agencji, konferencja czy bankiet jak uczcić jubileusz firmy, jak motywować pracowników, organizacja konferencji Katowice, organizacja konferencji Kraków, organizacja konferencji Lublin, weekend survivalowy Bieszczady. Polecamy także: weekend survivalowy szkolenie, impreza plenerowa Bieszczady, impreza plenerowa Rzeszów.